Bonjour à tous! 
Voilà je vous poste ce topic, suite à une volonté de transparence vis-à-vis de la communauté XYZ au sujet des actions mis en place par l'équipe XYZ. Il y a eu beaucoup de mouvements ces derniers temps et je souhaitais vous expliquer certaines décisions prises en résultat avec ceux-ci.
Le plus simple pour moi est de vous établir un petit bilan du forum, afin que vous compreniez l'évolution du forum, ainsi que les décisions de l'équipe staff..... Le forum a maintenant pratiquement 8 mois d'existence. Il a démarré officiellement en Août 2009, bien qu'il fut créé depuis juillet. Je voulais avoir le temps de mettre en place sa construction tranquillement et me familiariser avec l'outil "panneau d'administration". Etant pas une tête en matière d'informatique, les hésitations en matière de gestion furent grandes et mon investissement dessus fut souvent remis en cause quand à la réussite de ce faramineux projet. Tokra, ayant toujours était là, m'a bien évidemment suivi, malgré qu'elle aussi soit une bille en informatique! Lol. Deux billes comme admis, c'était pas gagné!
Pour qu'une équipe soit complète, il me fallait des "conseillers", des "adjoints". Mon choix fut rapide et simple. Venant d'un autre forum, j'ai demandé aux personnes avec qui je m'entendais le mieux. Ce fut Tennad, Didyth, Cristina et Kithawke. Ces conseillers, je ne voulais pas les cataloguer modérateurs. A vrai dire, je n'aime pas trop le terme. Les modérateurs ont souvent une tache très délicate de "flics" qui ne m'intéressait pas. Une image souvent négative qui d'emblée imposerait aux membres une certaine méfiance, une certaine distance. J'ai donc rebaptisé leur fonction, en fonction de ce que je voulais attendre d'eux: la médiation. Etre médiateur était plus le terme que j'attendais; quelqu'un à l'écoute des membres, qui sait les conseiller mais aussi les rappeler à l'ordre, une personne qui est souvent présente sur le forum et qui voit les allers et venues, une personne qui à la base ne fait pas la police mais qui communique les faits entre les admis et les membres, qui sert de relai. J'avais d'ailleurs fermé l'accès à la modération du forum, justement pour ne pas avoir à leur imposer ce "flicage" qui m'horripile un peu aussi. Leur fonction relevait plus de l'attaché de presse qui informe, guide et reste en contact permanent avec les autres, que celui d'exécutifs des ordres des admis. Les caractères différents des quatre médiateurs ouvraient justement une perspective plus large d'entrée en communication avec les membres, suivant leurs affinités. Nous avions notre logo comme les bioman, chacune sa couleur!
et un slogan
! Bref une équipe de choc!
Mon équipe et le forum en place, il restait plus qu'à faire venir les membres. Nous avons commencé par une petite information par HFC mais nos arrivées sont venues principalement du bouche à oreille dans un premier temps et par l'envoi de mails à nos contacts. Le forum a donc démarré doucement mais surement car il s'agissait de membres connus de pratiquement tous, souvent déjà populaire par le biais de HFC. Nous avons lancé une première vague en octobre, faisant venir 10 membres supplémentaires.
Nous avions 31 membres à la fin Novembre. Les nouveaux designs aidant aussi à donner un renouveau au forum et le faire vivre. 31 membres, cela restait encore un petit forum, tout à fait gérable pour Tokra et moi-même. Nous arrivions à agir et les problèmes avec les membres étaient quasiment nul. De ce fait, les médiateurs n'avaient pas forcément à jouer leur rôle et bientôt la question de leur utilité s'est posée. Ils n'avaient pas cet accès à la modération du forum, qui consistait principalement à remettre en ordre dans les bons emplacements les posts des membres, mais également le côté communicatif que je souhaitais voir, ne se matérialisait pas concrètement. Kithawke et Cristina ont donc préféré se retirer, préférant revenir au statut de simple membre, ce que j'ai tout à fait compris, moi-même ne savant comment régler le problème de leurs actes au sein du forum afin qu'elles se sentent utiles et que leur statut soit justifié par rapport à celui de simple membre.
Nous étions plus que 4, même si Didyth avait beaucoup de choses à faire de son côté. Voyant mes médiateurs partir, j'ai décidé toutefois d'ouvrir l'accès à la modération afin de leur rendre un minimum de crédibilité. Aujourd'hui cependant, ce sont plus les admis qui modèrent les posts du forum que les médiateurs.
Décembre a été un mois très calme. Beaucoup travaillaient, les fêtes de fin d'année impliquaient une présence moindre. Le forum s'essoufflait avec une seule inscription et l'ouverture de sujets s'en faisait ressentir. Tokra et moi-même avons donc décidé de redonner un second souffle au forum avec la nouvelle année. Avec le design de Saint Valentin, nous avons redynamisé le forum avec de nouvelles rubriques: la mission de Mick, la catégorie "hojo no sekai", la reconfiguration du portail avec de nouveaux diaporamas sur le forum, la fic en live sur la tchatbox. Cette dynamique a apporté 3 autres nouveaux membres mais également un retour du nombre de posts de la part des membres qui revenaient un peu plus à la maison. Nous avons donc décidé de continuer dans cette lancée. Moi, en postant une fic sur HFC dont la suite serait lemon, afin de promouvoir un peu le forum et j'ai également repris l'écriture de mes tomes. Tokra, elle, a multiplié les fics avec des bétas ou auteurs différents de son côté.
Et là, Février fut bluffant. L'arrivée des vacances scolaires aidant sans doute, mon coup de pub, via ma fic lemon eut un effet impressionnant quand au nombre d'inscriptions. 26 nouveaux membres en 15 jours! Un record auquel nous avons du répondre vite et bien. Les inscriptions se suivaient et le nombre de visites a doublé. Alors que nous dépassions difficilement les 90 visites par jour, tout utilisateur confondu en novembre, février s'alignait sur 180 visites en moyenne. Un enthousiasme qui fut général puisque le forum battait enfin son plein et de nouvelles têtes arrivaient avec leurs trésors et leurs personnalités. Un souffle qui nous fit à tous du bien. Macéma devint en 15 jours de présence, médiatrice auprès de Tennad et Didyth, car j'estimais qu'elle avait le sens de l'équipe et des réalités concernant le fonctionnement d'un forum, et elle m'était aussi une aide précieuse en ce qui concernait le design et les problèmes informatiques. Beaucoup de membres se sont vite familiarisés comme elle , et nous on fait partager leurs joies et leurs déceptions.
En même temps que ces arrivées massives, chacune de notre côté constations certaines failles dans notre système. Fin février, au détour d'un constat, Tokra, Macéma et moi-même avons donc mis en place en annexe de la charte, certaines nouvelles conditions de vie au sein du forum pour éviter les écarts et rappeler le concept de forum actif. Il nous avait semblé urgent de devoir remettre à plat certaines choses pour le bon fonctionnement du forum, mais aussi pour une certaine impartialité vis à vis de tous les membres. Voilà pourquoi nous avons décidé de renforcer notre pouvoir décisionnel concernant la demande d'accès lemons, mais également au niveau des présentations afin de montrer que tout membre s'inscrivant se doit de jouer le jeu un minimum afin que tout se passe bien.
Je crois qu'actuellement, si la vie du forum se passe bien, si on a cette ambiance merveilleuse, c'est bien parce que chaque membre intervenant y met du sien. Je rappelle qu'un forum c'est donnant-donnant. On donne et on reçoit et ce concept marche avec tous les membres ayant fait ce choix. Leur acclimatation a été rapide, leur bien-être fut vite ressenti; bref, chaque pierre permet à l'édifice de tenir. Chaque membre rend ce climat convivial si lui-même offre et partage.
Cette première réunion à 3 m'a ainsi encouragé à reprendre cette idée utopique de médiateurs. Faire des choix à plusieurs fut très constructifs. Chacun avait son point de vue, mettait son bémol, proposait des idées, commentait l'activité du forum. En petit forum, cela ne me semblait pas utile d'avoir tous ces avis. J'avais aussi beaucoup de mal à m'en sortir seule, alors à plusieurs, je ne m'y serais pas retrouvée. Maintenant que je me suis familiarisée à ce forum, les avis des autres me permettent d'appréhender plus sereinement les choses. Ainsi, heureuse des résultats obtenus et de nos actions vis-à-vis de cette annexe à la charte lors de cette réunion improvisée, j'ai donc décidé de reprendre un contact avec Tennad et Didyth pour reformer l'équipe XYZ au complet et l'asseoir plus distinctement pour une prochaine réunion. Plus que jamais, il faut se serrer les coudes. Aujourd'hui, Tokra et moi-même ne pouvons tout voir, tout gérer. Les questions fusaient, les Mp s'entassaient. J'ai donc fait une FàQ plus complète afin de reprendre tous les points pouvant poser problème aux membres mais aussi de rappeler et aider ces derniers à mieux vivre au sein de notre maisonnée.
Mars, le mois actuellement en cours, confirme tous les projets. Nous sommes déjà à 12 inscrits en plus, et notre popularité grimpe en flèche. Je vous remercie tous de votre implication pour ce forum. C'est grâce à vous que nous avançons. De nouveaux auteurs voient le jour avec de nouvelles fics, de nouvelles collaborations se mettent en place, signe évident de la bonne entente entre les nouveaux membres et les anciens. Je vois même certains membres sponsoriser le forum à droite et à gauche. Merci beaucoup de votre volonté à vouloir aider ce forum à vivre chaque jour un peu plus.
Vendredi dernier, nous avons enfin pu nous réunir toutes ensemble, à une heure et date fixée pour parler sans détour. L'équipe XYZ était au complet et je dois dire que ... ça fait du bien lol! Déjà parce qu'on se retrouve enfin comme au début, avec nos affinités qui s'étaient un peu éloignées par le manque de temps principalement, mais aussi car nous allons toutes dans le même sens quand au fonctionnement du forum.
La réunion aura pour ainsi dire duré 2 heures! Oui, énorme! Un vrai conseil de guerre presque! On avait beaucoup à dire, signe évident que ces réunions semblent aujourd'hui importantes, mais nous avons également pris le temps de voir les avis de chacune et voter en considération des faits relevés à l'intérieur du forum. Nous avons traité dans un premiers temps des membres et des accès. Pour les nouveaux membres nous avons traité au cas par cas chaque demande d'accès, répartit les taches à l'équipe XYZ concernant les annonces qui doivent leur être faite. Nous avons également délibéré sur les statuts de certains membres et enfin mis en application entièrement l'annexe de la charte, estimant que les membres avaient eu 15 jours pour changer leur fusil d'épaule au vu de l'annexe et de ces changements.
Nous avons ensuite parler du prochain design, des idées que l'on pourraient mettre en avant, mais également des projets à venir notamment sur la Japanexpo, et enfin nous avons parlé des petites constatations diverses sur les membres, leurs demandes et difficultés, les contacts par Mp, les points qu'il fallait clarifier. Beaucoup de bonnes choses à venir surtout!
Cette réunion aura été à la hauteur de ce que j'attendais de l'équipe et sera sans aucun doute renouvelée. Elles ne sont pas fixées dans une périodicité répétitive mais plutôt aléatoires, justement pour ne pas que les membres rentrent dans des acquis et agissent en fonction de ces réunions.
Sachez qu'en bilan, à l'heure d'aujourd'hui, donc le 15/03/10:
- nous avons eu en tout 314 visiteurs uniques absolus depuis le début du forum dont 73 membres et parmi eux 3 bannis pour non présentation dans le délai imparti.
- la date record du nombre de connectés, invités et membres confondus, était le 23/02 avec 25 connectés en simultanée
- le record en tchatbox fut le 11/03 avec 13 membres en ligne.... oui il fallait se serrer!
- le record de visites en une journée, invités et membres confondus, fut le 12/03 avec 239 visites!
- 8334 messages, 429 sujets postés avec une moyenne de 25 messages postés / jour
Voilà, je termine mon discours un peu "présidentiel" (!) en vous remerciant tous encore une fois pour cette merveilleuse aventure, en espérant qu'elle dure encore et encore.
Merci le forum XYZ!
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Dim 3 Mai - 13:53 par 
soit avec vous! 
